النقدية والفواتير في مكتب الترجمة: العربون والمتبقي والخزينة اليومية

يتعامل مكتب الترجمة مع المال بطرق أكثر من معظم الأعمال الصغيرة: عربون في الاستقبال والباقي عند التسليم، وتحويل من عميل في الخارج، ودفعة بالمحفظة الإلكترونية من عميل مستعجل، ومكتب محاماة يدفع مرة في الشهر، واسترداد حين تغيّر سفارة متطلباتها، ونقدية تخرج للمتعاونين والمندوبين. كل واحدة من هذه بسيطة، لكنها مجتمعةً، ودون نظام ثابت، تُنتج السؤالين اللذين يخشاهما كل صاحب مكتب: «من يدين لنا بماذا؟» و«لماذا ينقص الدرج؟».

وهذا الدليل يرسم ذلك النظام، من أول عربون إلى عدّ الخزينة مساءً.

العربون في الاستقبال

خذ عربونًا على كل طلب يأتي به العميل إلى المكتب. فالعربون يُلزم العميل، ويغطي تكلفتك إن لم يعد، ويحوّل الوعد الشفهي إلى سجل. كثير من المكاتب تطلب النصف، وبعضها نسبة ثابتة أخرى؛ وأيًّا كانت قاعدتك فاجعلها واحدة للجميع، حتى لا يتفاوض عليها الموظفون.

ولكل عربون إيصال يبيّن أمر الشغل والإجمالي والمدفوع والمتبقي وموعد التسليم. فالإيصال دليل العميل، ودليلك أنت أيضًا.

الدفعات الجزئية والمتبقي عند التسليم

يدفع العملاء على أجزاء: عربون اليوم، وجزء بالتحويل غدًا، والباقي عند الاستلام. سجّل كل دفعة على حدة، بإيصالها وطريقتها: نقدًا، أو بالبطاقة، أو بالمحفظة الإلكترونية، أو بالتحويل اللحظي، أو بالتحويل البنكي. والمتبقي دائمًا هو الإجمالي ناقص الدفعات المسجلة، لا ما يتذكره الموظف.

وأهم قاعدة تكون عند التسليم: لا تخرج نسخة مختومة دون سداد المتبقي، إلا إذا قرر غير ذلك من يملك الصلاحية وسجّل السبب. فالترجمات المعتمدة التي تُسلَّم دون سداد أصعب مال يلاحقه المكتب. وللاطلاع على إجراءات التسليم كاملة راجع إدارة مكتب ترجمة معتمدة.

الاسترداد والخصم: بسبب وبصلاحية دائمًا

الاسترداد يحدث: سفارة تغيّر قواعدها، أو عميل يلغي قبل بدء العمل، أو عمل يتأخر. والخصم يحدث أيضًا: لعميل دائم أو لطلب كبير. وكلاهما مشروع، وكلاهما أيضًا الطريق الذي يخرج منه المال من المكتب بصمت.

• الاسترداد يحتاج مبلغًا وسببًا يُكتبان في حينه، ولا يجريه إلا من يملك صلاحيته.
• الخصم يكون في الاستقبال وبصلاحية، عند تسعير الأمر، لا بعده بتعديل الإجمالي.
• وكلاهما يبقى في الدفاتر: راجعهما كل شهر. فتكرار الاسترداد من موظف بعينه، أو الخصم لعميل بعينه، يقول لك شيئًا.

اقرأ أيضًا: تسعير الترجمة: بالصفحة أم بالكلمة، وكيف تقارن بينهما؟

الفواتير الضريبية

الإيصال ليس فاتورة ضريبية. فعملاء الشركات والجهات الحكومية يحتاجون عادةً فاتورة حقيقية تحمل رقم تسجيلك الضريبي وبياناتهم والبنود. وابنِ الفواتير من أوامر الشغل بدل إعادة كتابتها، حتى تطابق الفاتورة دائمًا العمل المنجز والمبالغ المحصلة. أما المتطلبات التفصيلية، من نسب الضريبة والترقيم والفوترة الإلكترونية، فتختلف من بلد لآخر، فتحقق منها مع محاسبك لا من نموذج جاهز.

الحسابات الشهرية لعملاء الشركات

مكاتب المحاماة والمدارس وشركات التوظيف والشركات عمومًا ترسل عملًا منتظمًا وتتوقع أن تدفع شهريًا. وهذا عمل جيد ما دام منضبطًا:

• حد ائتمان: أقصى ما يجوز أن يدين به العميل في أي وقت.
• مدة سداد: متى تستحق الفاتورة، كثلاثين يومًا من إصدارها مثلًا.
• كشف حساب شهري: كل أمر شغل في الشهر، وكل دفعة، وكل ما زال مستحقًا من الشهور السابقة.
• فاتورة واحدة لأوامر كثيرة: في نهاية الشهر حدّد الأوامر التي لم تُفوتر بعد وأصدر فاتورة واحدة، بدل عشرين فاتورة صغيرة.

وراجع كل شهر ما يدين به عملاء الشركات بحسب عمر الدين؛ فالرصيد القديم يزداد صعوبة في التحصيل مع كل أسبوع ينتظر فيه.

الخزينة اليومية لكل فرع

الخزينة هي المكان الذي تظهر فيه التسريبات الصغيرة، بشرط أن تعدّها. وهذا إجراء بسيط لكل فرع:

1. افتح الخزينة برصيد افتتاحي: الفكة المتروكة صباحًا، معدودة ومسجلة.
2. سجّل كل ما يمر بها: النقدية المحصلة من العملاء، والاسترداد النقدي، والمصروفات المدفوعة منها، والنقدية المدفوعة للمتعاونين.
3. أغلقها بالعدّ: قارن المبلغ المتوقع بالمبلغ المعدود فعلًا.
4. سجّل الفرق، عجزًا كان أو زيادة، مع اسم من أغلق الخزينة.

الفرق الصغير مرة واحدة خطأ في العدّ. أما الفرق الذي يتكرر فمشكلة في الإجراءات، أو في الأشخاص. وفي الحالتين لن تعرف إلا إذا أغلق كل فرع خزينته كل يوم.

كيف يتعامل برنامج «مراكز الترجمة» مع المال

بُني قسم الفواتير والمدفوعات والخزينة في برنامج «مراكز الترجمة» لإدارة المكاتب حول هذا الإجراء:

• المدفوعات تتبع أمر الشغل: عربون عند تسليم المستندات، ودفعات جزئية حتى المتبقي، وإيصال لكل منها، نقدًا أو بالبطاقة أو بالمحفظة الإلكترونية أو بالتحويل اللحظي أو البنكي.
• الاسترداد والخصم منضبطان: الاسترداد يحتاج مبلغًا وسببًا، والخصم لا يكون إلا في الاستقبال وبصلاحية، ولا يُسلَّم عمل غير مسدد إلا بيد موظف يملك تلك الصلاحية ويذكر السبب.
• فواتير ضريبية تُطبع برقم تسجيلك الضريبي.
• حسابات شهرية: حدّد عميل الشركة بأنه يدفع شهريًا، بحد ائتمان ومدة سداد. ويعرض كشف حسابه أوامر الشهر ومدفوعاته وكل ما زال مستحقًا؛ حدّد الأوامر وأصدر فاتورة واحدة.
• خزينة لكل فرع: تفتحها برصيد افتتاحي، فتُسجَّل فيها النقدية المحصلة والاسترداد والمصروفات والمدفوع للمتعاونين. وتغلقها بالعدّ، فيعرض البرنامج المبلغ المتوقع والمعدود والفرق. وتبقى الخزائن المغلقة في قائمة مع أي عجز أو زيادة.
• التقارير: المحصّل بحسب طريقة الدفع، وما يدين به العملاء بحسب عمر الدين، والأتعاب وتكلفة المتعاونين وهامش الربح في كل أمر شغل. راجع التقارير ولوحة التحكم.

اطلب نسخة تجريبية مجانية من صفحة البرنامج لتجربته ببيانات نموذجية لمدة 7 أيام، ثم اطلب الاشتراك شهريًا أو سنويًا.

خمس قواعد تبدأ بها غدًا

• إيصال لكل دفعة، بطريقة دفعها.
• لا نسخة مختومة تخرج دون سداد المتبقي، أو استثناء مسجل.
• لا استرداد دون سبب، ولا خصم بعد التسعير.
• لكل عميل من الشركات حد ائتمان وكشف حساب شهري.
• كل فرع يعدّ خزينته كل مساء.

اقرأ أيضًا: برنامج إدارة مكتب الترجمة: ما يجب أن يفعله قبل أن تشتري واحدًا